30代後半の転職｜メール返信マナー　企業にはこう見えています<実例あり>

転職活動を始めると企業とメールでやり取りをする機会が増えてきます。

30代の転職者は、基本的なビジネスマナーは身についていることが前提だと思われがちですが、案外難しいのがメールのマナー。

「知らず知らずのうちに失礼なやり取りをしていた…」なんてことにならないように気を付けましょう。

今回は、メールでやり取りをする際の注意点や「きちんとしている」と思わせるためのポイントを実例やサンプル付で解説します。

30代後半の転職　メールの返信マナーは減点方式

転職面接で志望動機や自己PRを話すときは、採用担当者の印象に残るように『キラリと光る何か』を伝える必要があります。

【30代の転職を企業目線で考える｜キラリと光る受験者とは】で紹介しましたが、企業のニーズを考え、採用担当者の意図をくんで、『自分こそが最適な人物である』ということを表現します。

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しかし、企業とのメールのやり取りでは、キラリと光る必要はありません。

30代の転職者であれば、「基本的なビジネスマナーは身についている」と思われています。

したがって、メールのマナーは出来ていて当然と思われています。

マナー違反があったときに減点となる、『減点方式』であることを理解しましょう。

30代後半の転職　メールの返信マナー　重要ポイント

企業とメールのやり取りをする時に重要な『考えるべき要素』はどのようなものがあるのでしょうか？

一般的に抑えるべきポイントは以下の通りです。

以上のポイントをきちんとおさえてやり取りをすることで、「ビジネスマナーのある応募者」という印象を与えることができます。

やり取りの時間

企業の採用担当者は、複数の候補者と同時にやり取りをしています。

そして、面接の日程調整や時間調整を社内のメンバー含めて行っています。

そのため、メールの返信は即時かつ営業時間内が鉄則です。

可能な限り企業の業務時間内でやり取りを完結できるようにしましょう。

メールの構成

メールを構成する要素は、次の8つです。

『件名』、『宛名』、『挨拶』、『本文』、『文末』、『署名』、『フォント』、『サイズ』。

それぞれ注意点がありますので、次の章でポイントをお伝えします。

敬語や言葉遣い

丁寧な言葉遣いを意識しすぎて、不自然な言葉遣いや二重敬語の乱用になってしまうことがあります。

あげればきりがありませんが、リクナビNEXT【気を付けたい敬語マナー】などで細かく紹介していますので、参考にしてみてください。

その他の注意点

メール全体で「シンプルでシャープ」な印象を与えることが重要です。

思いが溢れすぎて長文になったり、回りくどくならないように気を付けましょう。

また、意外に見落としがちなのが「引用返信」について。

ビジネスでのやり取りでは、簡単に過去のやり取りをさかのぼることができるように、引用返信を使用するのが当たり前となっています。

相手への配慮として、引用返信を使うようにしましょう。

30代後半の転職　メール返信の構成　注意点と実例

メールは、『件名』、『宛名』、『挨拶』、『本文』、『文末』、『署名』、『フォント』、『サイズ』で構成されます。

ここからは、各要素の注意点を説明し、実例をあげてポイントをお伝えしていきます。

件名はシンプルに

企業からのメールに返信する際は、「Re」をそのままつけて返信します。

分かりやすくするために件名を変える方もいますが、過去のやり取りを遡及しにくくなるため、基本的には件名はそのままにしましょう。

また、件名をこちらで設定する時には、「用件・名前」でシンプルに伝えるようにしましょう。

宛名は省略せずに丁寧に

普段のビジネスメール同様に、文頭には宛名を記載します。

「会社名・部署・役職・名前」をきちんと明記しましょう。

この時、株式会社や有限会社を（株）や（有）のように省略せず、正確に記載するのがマナーです。

採用担当の名前がわからない場合は、「採用御担当者様」と書きます。

挨拶を名前と一緒に記載

基本的に「お世話になっております」で問題ありません。

本文は簡潔に

メールの趣旨によって本文の書き方は変わりますが、伝えたいことを簡潔に記載しましょう。

文末に感謝の気持ちを添える

ビジネスメールでは自然と使っていると思いますが、最後は忙しい中で読んでもらったことへの感謝が伝わるような言葉で締めましょう。

署名は必要情報を見やすく

記載するべき情報は、「名前」、「郵便番号と住所」、「電話番号」、「メールアドレス」です。

現在の会社の名前はいりません。

また、名前が読みにくい・漢字が難しい場合は括弧を使ってフリガナを振るのも問題ありません。

なお、メール本文との区別をつけるため、「＝＝＝」「ーーー」「＊＊＊」などの記号で線を入れることをオススメします。

フォントはビジネス用を使用

見やすいフォントを選択することも大切なポイントです。

一般的に見やすい文章は、以下のフォントで書かれています。

・メイリオ
・游明朝
・游ゴシック

それぞれのフォントに異なる特徴がありますので、文章を書いてみて全体の印象を見てみるのもいいでしょう。

ただし、フォントについては「自分らしさ」や「カッコいい」などの要素は不要です。

ビジネス文書として、適しているかだけで判断しましょう。

文字サイズは推奨サイズに統一

10.5pt～12ptを選択しましょう。

フォントと同様にビジネス文書としての見やすさとマナーで選択すれば問題ありません。

あまりに小さいと見にくく、またサイズが大きすぎると稚拙な印象を与えてしまいます。

稀に、メール本文で強調したい部分を太字にしたりサイズを大きくして送ってくる方がいますが、転職試験時のやり取りメールとしては不適です。

30代後半の転職　メール返信　実例サンプル紹介

最後にここまでのポイントをおさえて、メールサンプルを紹介します。

是非とも参考にしてください。

実例①　日程調整メールへの返信

実例②　面接日程の都合が悪いケース

実例③　書類をメール添付で提出する

まとめ：30代後半の転職　メール返信マナー

転職活動中に企業の採用担当者とメールのやり取りをする機会は、非常に多くなります。

基本的なビジネスマナーは身についている30代ですが、きちんと意識してメールを作成しないと重要なポイントを外してしまいます。

予期せぬところで減点されないように、細心の注意でメールを送りましょう。

なお、初めのうちはお作法や言い回しなどの修正をひとりでするのは難しい場合もあります。

そんな時は、転職エージェントに登録することをオススメします。

メールの送り方だけでなく、履歴書や職務経歴書などの作成方法やマナーについても、あわせてアドバイスをくれるでしょう。

また、非公開求人を多数抱え、多くの転職実績に基づいて、その人にオススメの企業を紹介してくれたり、自己分析の手法を解説してくれたりもします。

あなたが転職に悩んだ時に、様々な角度から明確なサポートをしてくれるはずです。

まずは、リクルートエージェントなどの業界大手の転職エージェントで体験してみるのも良いかもしれません。

その他、【転職エージェントを使うメリットとオススメのエージェント】については、こちらの記事も合わせてご覧ください。

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