30代転職|《実例あり》メールのマナー 企業にはこう見えています


転職活動を始めると企業とメールでやり取りをする機会が増えてきます。

30代の転職者は、基本的なビジネスマナーは身についていることが前提だと思われがちですが、案外難しいのがメールのマナー。

「知らず知らずのうちに失礼なやり取りをしていた…」なんてことにならないように気を付けましょう。

今回は、メールでやり取りをする際の注意点や「きちんとしている」と思わせるためのポイントを実例やサンプル付で解説します。

 

30代転職|メールのマナーは減点方式なことを理解する

転職面接で志望動機や自己PRを話すときは、採用担当者の印象に残るように『キラリと光る何か』を伝える必要があります。

詳細は、【30代の転職を企業目線で考える|キラリと光る受験者とは】で紹介しましたが、企業のニーズを考え、採用担当者の意図をくんで、『自分こそが最適な人物である』ということを表現します。

あわせて読みたい

皆さんは転職の書類選考や面接試験の対策で悩んだ経験、ありませんか? 書類提出の注意点は? 転職面接のポイントは? 採用担当の印象に残るには? そんな時は、是非とも一度、企業目線で転職試験を考えてみてください。 書類選考や面接、さら[…]

 

しかし、企業とのメールのやり取りで、キラリと光る必要はありません。

30代の転職者であれば、「基本的なビジネスマナーは身についている」と思われています。

したがって、メールのマナーは出来ていて当然と思われています。

マナー違反があったときに減点となる、『減点方式』であることを理解しましょう。

 

メールのマナー『考えるべき要素』を理解する

企業とメールのやり取りをする時に『考えるべき要素』はどのようなものがあるのでしょうか?

一般的に抑えるべきポイントは以下の通りです。

メールのやり取りで抑えるポイント
・メールをやり取りする時間
・メールの構成
・敬語や言葉遣い
・その他の注意点

以上のポイントをきちんとおさえてやり取りをすることで、「ビジネスマナーのある応募者」という印象を与えることができます。

 

やり取りをする時間について

企業の採用担当者は、複数の候補者と同時にやり取りをしています。

そして、面接の日程調整や時間調整を社内のメンバー含めて行っています。

そのため、メールの返信は『即時』が鉄則です。

すぐに返信することを心掛け、可能な限り企業の業務時間内でやり取りを完結できるようにしましょう。

土日や深夜の返信はオススメしません!

メールの構成について

メールを構成する要素は、次の8つです。

『件名』、『宛名』、『挨拶』、『本文』、『文末』、『署名』、『フォント』、『サイズ』。

それぞれ注意点がありますので、次の章でポイントをお伝えします。

 

敬語や言葉遣い

丁寧な言葉遣いを意識しすぎて、不自然な言葉遣いや二重敬語の乱用になってしまうことがあります。

「御社」ではなく「貴社」
「わかりました」「了解しました」はNG
「よろしかったでしょうか」「~になります」はNG

あげればきりがありませんが、リクナビNEXT【気を付けたい敬語マナー】などで細かく紹介していますので、参考にしてみてください。

 

その他の注意点

メール全体で「シンプルでシャープ」な印象を与えることが重要です。

思いが溢れすぎて長文になったり、回りくどくならないように気を付けましょう。

また、意外に見落としがちなのが「引用返信」について。

ビジネスでのやり取りでは、簡単に過去のやり取りをさかのぼることができるように、引用返信を使用するのが当たり前となっています。

相手への配慮として、引用返信を使うようにしましょう。

カジュアルに「★」を使ったり、「!」の多用はNGです

 

メールの構成 各要素の注意点と実例

メールは、『件名』、『宛名』、『挨拶』、『本文』、『文末』、『署名』、『フォント』、『サイズ』で構成されます。

ここからは、各要素の注意点を説明し、実例をあげてポイントをお伝えしていきます。

 

件名は変えない!分かりやすくシンプルに

企業からのメールに返信する際は、「Re」をそのままつけて返信します。

分かりやすくするために件名を変える方もいますが、過去のやり取りを遡及しにくくなるため、基本的には件名はそのままにしましょう。

また、件名をこちらで設定する時には、「用件・名前」でシンプルに伝えるようにしましょう。

【企業のメールに返信するケース】
「Re:面接日時に関しまして」【こちらで件名を設定するケース】
「8月11日13時からの面接日程変更のお願い(苗字 名前)」

 

宛名は省略せずに丁寧に

普段のビジネスメール同様に、文頭には宛名を記載します。

「会社名・部署・役職・名前」をきちんと明記しましょう。

この時、株式会社や有限会社を(株)や(有)のように省略せず、正確に記載するのがマナーです。

採用担当の名前がわからない場合は、「採用御担当者様」と書きます。

 

挨拶は名前と一緒に記載する

基本的に「お世話になっております」で問題ありません。

「お世話になっております。(苗字 名前)と申します」

「お世話になっております。昨日面接をして頂きました、(苗字 名前)と申します」
もちろん、あまり長い文章を記載するパートではありませんので、挨拶と名前を添えるイメージでOKです。

 

本文では伝えたいことを簡潔に

メールの趣旨によって本文の書き方は変わりますが、伝えたいことを簡潔に記載しましょう。

【サンプル①】
この度は、一次面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
いただいた日程の中から、下記の日程で伺います。
日時/○月○日(○曜)00:00~

【サンプル②】
先日、ご依頼頂きました履歴書と職務経歴書をお送り致します。
恐れ入りますが、添付ファイルをご確認頂けますでしょうか。

 

文末は締めとして感謝の気持ちを伝える

ビジネスメールでは自然と使っていると思いますが、最後は忙しい中で読んでもらったことへの感謝が伝わるような言葉で締めましょう。

「ご多用のなか、大変恐れ入りますが、引き続き、何卒宜しくお願い申し上げます」

「お忙しい中、大変恐縮ですが、ご調整いただけますと幸いです。何卒宜しくお願い致します。」

 

署名は見やすく、情報を網羅する

記載するべき情報は、「名前」、「郵便番号と住所」、「電話番号」、「メールアドレス」です。

現在の会社の名前はいりません。

また、名前が読みにくい・漢字が難しい場合は括弧を使ってフリガナを振るのも問題ありません。

なお、メール本文との区別をつけるため、「===」「ーーー」「***」などの記号で線を入れることをオススメします。

=================
東京 太郎
〒101-1010 東京都新宿区新宿1ー1ー1
TEL 090-1234-5678
tokyo-taro@taro.jp
=================

 

フォントはビジネス文書として適しているかで判断

見やすいフォントを選択することも大切なポイントです。

一般的に見やすい文章は、以下のフォントで書かれています。

・メイリオ
・游明朝
・游ゴシック

それぞれのフォントに異なる特徴がありますので、文章を書いてみて全体の印象を見てみるのもいいでしょう。

ただし、フォントについては「自分らしさ」や「カッコいい」などの要素は不要です。

ビジネス文書として、適しているかだけで判断しましょう。

 

サイズは一般的な推奨サイズに統一

10.5pt~12ptを選択しましょう。

フォントと同様にビジネス文書としての見やすさとマナーで選択すれば問題ありません。

あまりに小さいと見にくく、またサイズが大きすぎると稚拙な印象を与えてしまいます。

稀に、メール本文で強調したい部分を太字にしたりサイズを大きくして送ってくる方がいますが、転職試験時のやり取りメールとしては不適です。

 

30代転職|《実例あり》メールサンプル紹介

最後にここまでのポイントをおさえて、メールサンプルを紹介します。

是非とも参考にしてください。

 

サンプル① 日程調整のメールに対して返信するケース

件名:先方からの件名を変更せず返信
○○株式会社
人事部グループ長 ▲▲様
お世話になっております。
(苗字 名前)と申します。
この度は、一次面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
いただいた日程の中から、下記の日程で伺わせていただきます。
日時 ○月○日(○曜)00:00~
ご多用のなか、大変恐れ入りますが、引き続き、何卒宜しくお願い申し上げます
=================
東京 太郎
〒101-1010 東京都新宿区新宿1ー1ー1
TEL 090-1234-5678
tokyo-taro@taro.jp
=================

 

サンプル② 提示された面接日程の都合が悪いケース

件名:先方からの件名を変更せず返信
○○株式会社
人事部グループ長 ▲▲様
お世話になっております。
書類審査通過のご連絡、誠にありがとうございます。
大変嬉しく、是非とも面接にお伺いさせていただければと思います。
しかしながら、▲▲様より頂戴しました日程が、現職の都合上、お伺いするのが難しい状況です。
誠に勝手なお願いで大変恐縮ではありますが、以下の日程の中で面接日時を再設定して頂くことはできますでしょうか。
・○月○日(○曜)00:00〜00:00
・○月○日(○曜)00:00〜00:00
・○月○日(○曜)00:00〜00:00
私の都合で誠に申し訳ありませんが、ご検討くださいますよう、何卒宜しくお願い致します。
=================
東京 太郎
〒101-1010 東京都新宿区新宿1ー1ー1
TEL 090-1234-5678
tokyo-taro@taro.jp
=================

 

サンプル③ 書類などをメール添付で提出するケース

件名:応募書類の提出について(履歴書添付/苗字 名前)
○○株式会社
人事部グループ長 ▲▲様
お世話になっております。
先日、面接の機会を頂戴しました(苗字 名前)と申します。
ご依頼頂きました履歴書をお送り致します。
大変恐れ入りますが、添付ファイルをご確認頂けますと幸いです。
ご多用の中恐縮ですが、ご査収の程、何卒宜しくお願い申し上げます。
=================
東京 太郎
〒101-1010 東京都新宿区新宿1ー1ー1
TEL 090-1234-5678
tokyo-taro@taro.jp
=================

 

まとめ:30代転職|メールのマナー 企業にはこう見えています

転職活動中に企業の採用担当者とメールのやり取りをする機会は、非常に多くなります。

基本的なビジネスマナーは身についている30代ですが、きちんと意識してメールを作成しないと重要なポイントを外してしまいます。

知らず知らずのうちに失礼な内容に…

予期せぬところで減点されないように、細心の注意でメールを送りましょう。

なお、初めのうちはお作法や言い回しなどの修正をひとりでするのは難しい場合もあります。

そんな時は、転職エージェントに登録することをオススメします。

メールの送り方だけでなく、履歴書や職務経歴書などの作成方法やマナーについても、あわせてアドバイスをくれるでしょう。

また、非公開求人を多数抱え、多くの転職実績に基づいて、その人にオススメの企業を紹介してくれたり、自己分析の手法を解説してくれたりもします。

あなたが転職に悩んだ時に、様々な角度から明確なサポートをしてくれるはずです。

まずは、リクルートエージェントパソナキャリアマイナビエージェントなどの業界大手の転職エージェントで体験してみるのも良いかもしれません。

その他、【転職エージェントを使うメリットとオススメのエージェント】については、こちらの記事も合わせてご覧ください。

あわせて読みたい

30代の転職は、即戦力人材であることが求められます。 20代の転職とは異なり、今までのキャリアや実績を武器にして、転職活動に臨むべきです。 それまでに培ったキャリアやスキルをきちんとアピールできれば、理想のキャリアアップや年収アップの転[…]

>最強のWordPressテーマ「THE THOR」

最強のWordPressテーマ「THE THOR」

本ブログでも使用しているWordPressテーマ「THE THOR(ザ・トール)」。美しいデザイン、最先端のSEO機能、集客・収益化システム、全てが揃った究極のWordPressテーマです。様々なテーマやブログをtryしてきた管理人もオススメのテーマ。購入はこちらから。

CTR IMG